Progiciel comptable : définition

Qu’est-ce qu’un logiciel de comptabilité ?

Le logiciel de comptabilité est un précieux outil pour les entreprises souhaitant réaliser elles-mêmes leurs comptabilité et gestion ou pour pouvoir suivre au jour le jour la situation financière de leur société. Avec des fonctionnalités pertinentes, ce type de logiciels favorise l’amélioration de son entreprise. Concrètement, votre gestion comptable est simplifiée grâce à :

• l’automatisation des tâches,

• la diminution voire l’absence de ressaisies de données comptables,

• la réduction des erreurs comptables,

• la centralisation des documents comptables, etc.

Les avantages d’un outil pour le suivi de sa comptabilité

Bien entendu, comme son nom l’indique, le logiciel de comptabilité assure la saisie des écritures comptables et le suivi de l’état de votre société au jour le jour. Vous pouvez aussi pointer vos comptes de tiers (faisant partie de la classe 4 de votre Plan Comptable Général). Ils assurent un suivi de chacun des partenaires, mais aussi les salariés ou encore l’État avec qui votre société est en lien.

Ce programme informatique retranscrit tous les changements financiers qui touchent votre entreprise. Vente, achat, paiement de la TVA, vous pourrez suivre toutes les transactions effectuées. En gardant à l’œil votre comptabilité, vous pourrez réaliser une balance que vous programmerez ou prévoir des projets à venir.

Finalement, plus que votre gestion comptable, c’est votre gestion d’entreprise même qui bénéficie de ces avantages. Vous avez davantage de visibilité sur votre trésorerie, vos paiements en cours, les relances à effectuer, l’état de vos stocks, etc. grâce à des tableaux de bord disponibles dans l’outil.

Vous avez de nouvelles clés pour analyser votre situation comptable et financière, et ainsi prendre les meilleures décisions pour votre activité.

Un logiciel ou un expert-comptable ?

Vous vous dites que si vous utilisez un logiciel de comptabilité, vous ne pouvez pas faire appel à un cabinet d’expertise-comptable ? Ce n’est pas vraiment le cas. Même si vous utilisez un logiciel spécifique, vous pouvez faire appel à un expert-comptable qui vérifiera et validera vos comptes annuels. 

L’avantage du logiciel est que vous pouvez suivre vos comptes et l’état des finances de votre société. Il vous permet de réaliser vos bilans et le compte de résultat. Vous avez accès à votre plan comptable général. Lorsque vous aurez vraiment pris en main le logiciel, vous gagnerez du temps sur la réalisation de votre comptabilité. L’expert-comptable a alors un rôle de conseil et vous oriente stratégiquement quant à la gestion de votre entreprise.

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Comment choisir un progiciel comptable ?

Les fonctionnalités indispensables d’un logiciel

Vous pourriez vous contenter de l’utilisation d’Excel. Cet outil est pratique pour les petites entreprises et particulièrement si vous connaissez bien ses différentes fonctionnalités pour les exploiter pleinement.

En revanche, il risque de vous montrer rapidement ses limites et vous pourriez être frustré de ce choix. Si vous ne maîtrisez pas l’utilisation de ce logiciel, nous vous conseillons de tester quelques logiciels de comptabilité avant de vous décider ; les versions d’essai gratuites servent à cela.

Voici quelques fonctionnalités que votre logiciel doit avoir pour bien vous accompagner dans la réalisation de votre comptabilité :

• la saisie des écritures comptables : vous devez pouvoir la faire rapidement. Cela doit se faire facilement pour ne pas entraver votre fonctionnement quotidien. Optez pour une saisie standard et les possibilités d’import et d’export vos données.

• le suivi de vos comptes tiers : soyez au fait des comptes liés à vos partenaires ou salariés.

• la déclaration de la TVA si vous êtes tenu à l’application de cette taxe.

• la possibilité de réaliser un prévisionnel. Vous pourrez ainsi gérer vos projets ou dépenses à moyen ou long terme. 

• l’exportation des écritures comptables pour répondre aux exigences fiscales.

• l’édition d’une balance comptable générale.

Enfin, ce n’est pas une fonctionnalité à proprement parler, mais l’ergonomie de l’interface a son rôle à jouer dans votre choix. Elle doit être agréable et simple. Pas la peine de choisir un logiciel trop compliqué ou déplaisant à regarder, car vous allez devoir y passer du temps : autant que son utilisation soit agréable et sa prise en main aisée et rapide !

Lire aussi : Liste de logiciels de comptabilité en ligne

Définissez vos besoins précisément

Afin de définir si vous devez utiliser un logiciel comptabilité, essayez de définir les besoins de votre entreprise. Si vous êtes à la tête d’une TPE ou d’une PME, vous pouvez vous contenter de l’utilisation d’Excel, mais on ne saurait que trop vivement vous conseiller tout de même de réfléchir à l’acquisition d’un logiciel spécialisé. 
Il est important de prendre en compte :

• la taille de votre entreprise,

• le budget que vous êtes prêt à allouer à ce logiciel,

• si vous allez travailler avec un expert-comptable. Si c’est le cas, assurez-vous qu’il pourra le consulter facilement ou qu’il pourra travailler sur ce type de support,

• le système d’exploitation utilisé (Mac OS X ou Windows),

• le type de logiciel dont vous avez besoin : uniquement comptable ou couplé avec un logiciel de gestion,

• la déclaration de la TVA,

• la possibilité d’intégrer, d’exporter ou d’importer des données,

• si vous êtes le seul à utiliser le logiciel ou si vous avez besoin d’en partager l’accès pour un usage collaboratif,

• la sécurisation des informations de votre entreprise, en prenant en compte notamment le lieu d’hébergement des données (un hébergement en France est toujours à privilégier).